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Das elektronische Fahrtenbuch - ein Erfahrungsbericht

Avatar of Matthias Garrn Matthias Garrn - 27. Juli 2017 - Steuerberatung, Digitalisierung

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Fahrtenbücher führen - für viele Unternehmer und Arbeitnehmer ist dies ein leidiges Thema. Wer schafft es schon, alle seine Fahrten in einem Papierfahrtenbuch regelmäßig zu erfassen? Der Aufwand hat auch mich davon abgehalten ein Papierfahrtenbuch zu führen. Die teilweise steuerlich deutlich ungünstigere 1%-Regelung wird deshalb von vielen Nutzern eines betrieblichen Pkws angewendet. Diejenigen, die ein Papierfahrtenbuch führen, haben oftmals im Rahmen von Betriebsprüfungen das Problem, dass das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen wird.

Die digitale Alternative

Auf Empfehlung unseres EDV- Dienstleisters, der Firma Klöschinski, habe ich die elektronische Fahrtenbuch-App Vimcar getestet. Nach einer einmaligen Registrierung habe ich einen Fahrtenbuchstecker erhalten. Diesen Stecker habe ich in den sog. OBD-Steckplatz eingesteckt. Der OBD-Steckplatz befindet sich im Regelfall im Fußraum des Fahrzeugs auf der Fahrerseite. Die Installation des Steckers, die Registrierung und die Installation der Vimcar-App auf meinem Handy haben mich etwa zehn Minuten Zeit gekostet.

Die Anwendung

Der Fahrtenbuchstecker verfügt über eine integrierte SIM-Karte und einen GPS-Empfänger. Jede Fahrt wird von dem Fahrtenbuchstecker protokolliert. Die erforderlichen Daten werden direkt aus der Fahrzeugelektronik ausgelesen. Eine Aktivierung per App ist nicht erforderlich. Die Protokollierung erfolgt automatisch. Jede beendete Fahrt erscheint mit dem Status "offen" in der App. In der App kategorisiere ich die jeweilige Fahrt mit einem entsprechenden Button als "Betriebsfahrt", "Arbeitsweg", "Privatfahrt" oder "Mischfahrt". Bei einer Betriebsfahrt hinterlege ich Geschäftspartner, Firma und Anlass ggfs. mit einer Bemerkung und speichere die Daten. Spätestens nach 7 Tagen (gesetzliche Frist) muss die Kennzeichnung einer Fahrt erfolgt sein, ansonsten wird sie automatisch als Privatfahrt gekennzeichnet. Normalerweise kategorisiere ich zwei bis dreimal pro Woche die angefallenen Fahrten. Mein Zeitaufwand hierfür beträgt etwa fünf bis zehn Minuten pro Woche abhängig von der Anzahl der Betriebsfahrten. Einmal im Monat exportiere ich eine Auswertung des Fahrtenbuches als PDF-Datei. Die Einträge in meinem elektronischen Fahrtenbuch kann ich nicht löschen. Alle Änderungen werden dokumentiert. Den gesetzlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch wird somit entsprochen. Vimcar wirbt auf seiner Homepage damit, dass alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden erfüllt werden und verweist auf einen entsprechenden Prüfungsbericht von KPMG.

Die Kosten und mein Fazit

Die Nutzung der App kostet monatlich 15,90 Euro zzgl. MwSt. Die Zahlung erfolgt jährlich. Ab fünf Fahrzeugen bietet Vimcar Sonderkonditionen an. Ich nutze Vimcar jetzt seit etwa einem Jahr. Die Nutzung empfinde ich als sehr anwenderfreundlich. Im Vergleich zur Erfassung meiner Fahrten in Papierform spare ich durch die Nutzung von Vimcar deutlich Zeit. Zudem erkenne ich einen deutlichen Steuerspareffekt in meinem Fall. Für mich ist Vimcar deshalb ein sehr geeignetes, digitales Instrument, um Zeit und Geld zu sparen.

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