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Aktuelle Aspekte der GoBD

Avatar of Heiko Nett Heiko Nett - 04. April 2018 - Steuerberatung, Digitalisierung

 

Mit Schreiben vom 14.11.2014 [IV A 4 – S 0316/13/10003] hat das Bundesfinanzministerium die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung bei der Finanzbuchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen zusammenfassend dargestellt.

Es wird ausgeführt, dass die Anforderungen sowohl für die eigentliche Finanzbuchführung gelten, aber auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung etc.) umfassen (Rz. 20 des o.g. BMF-Schreibens).

Ausführlich wird in dem BMF-Schreiben konkretisiert, welche Vorgaben eingehalten werden müssen, um die folgenden allgemeinen Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung zu garantieren: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30 ff.), Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit (Rz. 36 ff.), Grundsatz der zeitgerechten Verbuchungen und Aufzeichnungen (Rz. 45 ff.), Grundsatz der Klarheit und Ordnung (Rz. 53 ff.) und Grundsatz der Unveränderbarkeit (Rz. 58 ff.).

In einer Verfahrensdokumentation sind nach Maßgabe der Finanzverwaltung für jedes Datenverarbeitungssystem und alle Prozesse die Abwicklung der elektronischen Finanzbuchführung darzustellen (Rz. 151 ff.). Die Systematik der entsprechenden Abläufe ist vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation hat in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation zu bestehen.

Zur Überprüfung der Verfahrensabläufe ist gemäß Rz. 100 ff. ein „Internes Kontrollsystem (IKS)“ einzurichten. Hierdurch werden u.a. Zugangsberechtigungen, Funktionstrennungen, Datenerfassung, Datenverarbeitung und Absicherungsmaßnahmen hinsichtlich der Protokollierung und der Unveränderbarkeit kontrolliert.

Prinzipiell gelten die GoBD seit dem 01.01.2015. Für die Einhaltung der Vorschriften ist der Steuerpflichtige verantwortlich (Rz. 21).

Derzeit ist vor allem die Umsetzung zweier Aspekte der GoBD sehr aktuell: Zum einen sollte durch eine entsprechende Verfahrensdokumentation erreicht werden, dass beim Einsatz digitaler Buchhaltungstechniken das Papier-ersetzende-Scannen vorbereitet werden kann. Im Ergebnis müssten keine Papierbelege mehr im Unternehmen verwandt bzw. aufbewahrt werden. Zum anderen sollte durch eine Verfahrensdokumentation im Hinblick auf digitale Kassensysteme erreicht werden, dass es diesbezüglich bei einer Kassen-Nachschau, die seit dem 01.01.2018 durchgeführt werden kann, zu keinen Beanstandungen kommen kann.

Hinsichtlich der Erstellung der entsprechenden Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie sehr gerne.

Dieser Steuertipp ersetzt keine einzelfallbezogene steuerliche Beratung, die aufgrund der komplizierten Besteuerungsregeln notwendig ist. Für Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Steuertipps wird keine Gewähr übernommen.

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