Zum Inhalt springen

Die ordnungsgemäße Führung elektronischer Kassensysteme

Avatar of Heiko Nett Heiko Nett - 17. April 2018 - Steuerberatung

Mit Schreiben vom 14.11.2014 [IV A 4 – S 0316/13/10003] hat das Bundesfinanzministerium die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung bei der Finanzbuchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen (GoBD) zusammenfassend dargestellt.

Es wird ausgeführt, dass die Anforderungen auch beim Einsatz elektronischer Kassensysteme zu beachten sind (Rz. 20 des o.g. BMF-Schreibens). Daneben sind bei der Kassenführung unverändert die Bestimmungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 [IV A 4 – S 0316/08/10004-07] einzuhalten.

Es wird im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 detailliert beschrieben, welche Vorgaben ein elektronisches Kassensystem zu erfüllen hat: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30 ff.), Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit (Rz. 36 ff.), Grundsatz der zeitgerechten Verbuchungen und Aufzeichnungen (Rz. 45 ff.), Grundsatz der Klarheit und Ordnung (Rz. 53 ff.) und Grundsatz der Unveränderbarkeit (Rz. 58 ff.).

Gemäß § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind in der Kasse grundsätzlich alle Buchungen und Aufzeichnungen einzeln zu erfassen. Diese Einzelaufzeichnungspflicht entfällt zwar grundsätzlich gemäß § 146 Abs. 1 S. 3 AO, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden; jedoch wird diese Ausnahme bei elektronischen Kassen explizit nicht gewährt (§ 146 Abs. 1 S. 4 AO).

Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (sog. Kassensturzfähigkeit; vgl. BFH-Urteil vom 20.09.1989 - X R 39/87). Da gemäß § 146 Abs. 1 S. 2 AO die Pflicht besteht, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, empfehlen wir, ebenfalls täglich den Ist-Kassenbestand mit einem Zählprotokoll zu ermitteln und zu dokumentieren.

Hinsichtlich des Einsatzes des elektronischen Kassensystems ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen (Rz. 151 ff. des BMF-Schreibens vom 14.11.2014). Die Verfahrensdokumentation hat in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation zu bestehen. In der Verfahrensdokumentation wird festgehalten, wie Kasseneinzeldaten erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014).

Durch die Verfahrensdokumentation soll im Hinblick auf elektronische Kassensysteme auch erreicht werden, dass es diesbezüglich bei einer Kassen-Nachschau, die seit dem 01.01.2018 von der Finanzverwaltung durchgeführt werden kann, zu keinen Beanstandungen kommt.

Hinsichtlich der Erstellung der entsprechenden Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie sehr gerne.

Dieser Steuertipp ersetzt keine einzelfallbezogene steuerliche Beratung, die aufgrund der komplizierten Besteuerungsregeln notwendig ist. Für Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Steuertipps wird keine Gewähr übernommen.

Die Kommentarfunktion ist für diesen Artikel deaktiviert.

0 Kommentare

Newsletter

    Autoren

    Heiko Nett
    Jonas Brüdern
    Lena Denter
    Julia Fuß
    Matthias Garrn

    Schlagwörter

    Buchhaltung
    Steuerberatung
    Beratung
    Apps
    Beratung
    Digitalisierung
    DATEV
    Duales Studium
    Arbeitswelt