Seit dem 01.01.2020 müssen alle eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146 Absatz 1 Satz 1 AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Diese TSE kamen aber später als geplant auf den Markt. Doch nicht nur das. Viele Unternehmen verbuchten im letzten Jahr aufgrund von Schließungen in Folge der Corona-Lockdown-Maßnahmen hohe Umsatzeinbußen.

Deshalb haben alle Bundesländer, mit der Ausnahme von Bremen, im Sommer 2020 verkündet, es werde bis zum 31.03.2021 nicht beanstandet, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme noch nicht über eine TSE verfügen. Somit bleiben nur noch wenige Wochen bis die Ausnahmeregelung endet. Bis zum heutigen Tag ist allerdings nur eine cloudbasierte TSE durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Unternehmer, die ihre elektronischen Kassensysteme bereits mit der TSE aufgerüstet haben und eine cloud-basierte TSE-Lösung nutzen, sollten umgehend Kontakt zu ihrem Kassenhersteller aufnehmen. Denn steuerlich anerkannt werden nur "zertifizierte" technische Sicherheitseinrichtungen. Und die Frist für die Laufzeit der ersten cloud-basierten TSE-Lösung lief am 31.01.2021 aus. Das bedeutet im Klartext: Unternehmer, die eine cloud-basierte TSE-Lösung nutzen, sollten sich von ihrem Kassenhersteller nachweisen lassen, dass die Zertifizierung noch gilt bzw. verlängert wurde.

Erste Kassenhersteller ließen in den letzten Wochen bereits verlauten, ihre zugesagten cloud-basierten TSE aufgrund der fehlenden Zertifizierung nicht bis zum 31.03.2021 einbauen zu können. Viele Unternehmer stehen nun nicht nur ohne cloud-basierte TSE, sondern auch ohne Alternativen und Informationen da. Es bleiben zum jetzigen Zeitpunkt Fragen wie „Wird das Fehlen einer cloud-basierten TSE auch über den 31.03.2021 hinaus nicht beanstandet, sofern der Betreiber sich nachweislich um den Erhalt dieser bemüht hat?“ oder „Können Unternehmen, die sich nachweislich um den Einbau einer cloud-basierten TSE bemüht haben, aufgrund des Mangels an Alternativen nachträglich für eine nicht-cloud-basierte TSE entscheiden und wird in diesen Fällen ein Aufschub über den 31.03.2021 hinaus gewährt?“ unbeantwortet. 

Praxis-Tipp: Aufgrund des neuerlichen Lockdowns ist natürlich zu erwarten, dass viele Unternehmen aufgrund von Betriebsschließungen oder finanzieller Probleme die Aufrüstung ihrer elektronischen Kassensysteme mit der TSE nicht bis zum 31.03.2021 schaffen werden. Derzeit ist aber noch nicht absehbar, ob die einzelnen Bundesländer die Übergangsfrist erneut verlängern.

Empfehlungen für die geplante Aufrüstung mit der TSE

Um steuerlich keine Nachteile zu erleiden, empfiehlt sich hinsichtlich der zwingend erforderlichen Aufrüstung der elektronischen Kassensysteme mit der TSE folgende Vorgehensweise:

• Sie sollten schnellstmöglich Kontakt zu Ihrem Kassenhersteller aufnehmen und einen Termin für die Aufrüstung bis zum 31.03.2021 vereinbaren.

• Hat der Kassenaufsteller keinen Termin frei, buchen Sie den nächstmöglichen Termin.

• Lassen Sie sich entweder schriftlich vom Kassenhersteller bestätigen, dass kein Termin vor dem 01.04.2021 frei war oder bewahren Sie den Schriftverkehr oder die E-Mails auf, aus denen hervorgeht, dass Sie einen Termin zur Aufrüstung bis zum 31.03.2021 beabsichtigt hatten. 

• Diesen Schriftverkehr bewahren Sie auf und legen ihn bei Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt vor.

Praxis-Tipp: Kann der Termin zur Aufrüstung der Kassensysteme mit der TSE wegen der Corona-Krise nicht bis zum 31.03.2021 wahrgenommen werden können, sollten dazu unbedingt schriftliche Aufzeichnungen geführt werden (z.B. wegen Betriebsschließung, finanzieller Engpässe, Corona-Erkrankung oder Quarantäne). Gerade eine Verzögerung bei der Umrüstung aufgrund der Corona-Pandemie könnte vor steuerlich negativen Konsequenzen schützen.

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