Zum Inhalt springen

Verfahrensdokumentation

Avatar of Donata Lantos Donata Lantos - 04. November 2021 - Arbeitswelt, Digitalisierung, Betriebswirtschaftliche Beratung

Steuerberater_Garrn___Nett__1__01.jpg

Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – verändern die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung Ihres Unternehmens.

Im Fall einer Betriebsprüfung analysieren Betriebsprüfer die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Weg der steuerrelevanten Daten. Hierzu müssen Beschreibungen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Ebenso wird die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen überprüft. Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen ist, dass seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet wurde. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Um sich einen Überblick verschaffen zu können, verlangen Betriebsprüfer jüngst verstärkt die Vorlage einer sogenannten Verfahrensdokumentation, welche den Aufbau Ihrer steuerrelevanten Hard- und Software sowie den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig beschreibt.

Verfahrensdokumentation als Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Dies kann zum Teil erhebliche Sicherheitszuschläge auf die erklärten Umsätze bedeuten. Diese Gefahr kann durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation reduziert oder gar gänzlich vermieden werden.

Durch Prozessbeschreibungen besteht darüber hinaus die Chance, Abläufe zu vereinheitlichen und zu vereinfachen, Strukturen und Zuständigkeiten können durchdacht und schriftlich festgehalten werden.

Positive Effekte einer Verfahrensdokumentation

• Sie erfüllen die Anforderungen der Finanzverwaltung, da das Fehlen einer Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel in der Buchhaltung bedeuten kann

• Oftmals kommen im Rahmen der Analyse des Workflows Verbesserungsmöglichkeiten zum Vorschein, welche Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen

• Effizienzgewinn durch Nutzung von Schnittstellen

• Klärung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten rund um die buchungsrelevanten Prozesse

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

• Einheitliche Standards in allen Unternehmensbereichen

• Durch das interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil der Verfahrensdokumentation erhöhen Sie als Unternehmer Ihre Haftungsabsicherung

• Unter besonderen Voraussetzungen ermöglicht die Verfahrensdokumentation das Vernichten von Papierbelegen (ersetzendes Scannen)

Wir unterstützen Sie

Wir bieten Ihnen Unterstützung bei der Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen an. In einer Analyse werden zunächst die relevanten Bestandteile einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen identifiziert. Wir zeigen Ihnen Handlungspunkte und Optimierungsmöglichkeiten auf. Weitere Informationen rund um das Thema Verfahrensdokumentation senden wir Ihnen gerne auf Anfrage zu.

Die Kommentarfunktion ist für diesen Artikel deaktiviert.

0 Kommentare

Newsletter

    Autoren

    Heiko Nett
    Lena Denter
    Julia Fuß
    Matthias Garrn

    Schlagwörter

    Buchhaltung
    Steuerberatung
    Beratung
    Apps
    Beratung
    Digitalisierung
    DATEV
    Duales Studium
    Arbeitswelt