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Effizienz im Lohn

Von der Erfassung der Personaldaten eines neuen Mitarbeiters, über die Archivierung der Arbeitsverträge bis hin zur Abrechnung des Lohns und der Übergabe der Auswertung an den Mitarbeiter sowie der Lohnzahlung, lassen sich die Prozesse mit Hilfe der Digitalisierung sicherer, schneller und kostensparender gestalten. Hierbei unterstützen wir unsere Mandanten und bieten ihnen folgende Optimierungsmöglichkeiten für die Lohnbuchhaltung an:

Erfassung neuer Mitarbeiterstammdaten

Mit Fastdocs gehört der Papier-Personalfragebogen der Vergangenheit an. Einfach, verständlich und schnell erstellen Sie und Ihr Mitarbeiter mit diesem Online-Tool einen digitalen Personalfragebogen. Durch die intelligente Validierung der eingegebenen Daten werden kritische Fehler vermieden. Praktische Hilfen unterstützen Sie bei der Eingabe und machen schwierige Fragen verständlicher.

Erfassung variabler Lohnbestandteile

Wir erstellen Ihnen eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Excel-basierende Stundenerfassungstabelle mit allen vorgesehenen Mitarbeitern und den für Ihr Unternehmen relevanten Lohnarten. Diese Tabelle ist monatlich zu erstellen und an unsere Kanzlei zu exportieren. Dies hat den Vorteil, dass alle abrechnungsfähigen Stunden ohne weitere Rückfragen unsererseits von Ihnen vorerfasst und eventuelle Übertragungsfehler ausgeschlossen werden. Arbeitszeitmodelle und individuelle variable Entlohnungsmodelle sind jederzeit umsetzbar. Weiterhin sind Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge hinterlegbar und individuell zu berücksichtigen sowie Urlaubsstatistiken über die Brutto/Netto-Abrechnungen auszuweisen. Um mit Ihnen gemeinsam die zu Grunde liegende Vorerfassungstabelle zu generieren ist vorab eine entsprechende Abstimmung notwendig. Selbstverständlich ist auch eine Nachberechnung bzw. Korrekturabrechnung für vergangene Abrechnungsmonate möglich.

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Reisekostenabrechnungen

Reisekosten classic unterstützt den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung: Erstellung und Genehmigung eines Reiseantrags, Erfassung und Prüfung der Reisedaten und Belege, Abrechnung der Reisen und Auszahlung von Kostenerstattungen, Ausgabe von Reisekostenabrechnungen sowie weiteren Statistiken für Controlling-Aufgaben. Weiterhin lassen sich innerbetriebliche Reiserichtlinien abbilden und für verschiedene Mitarbeitergruppen können unterschiedliche Regeln hinterlegt werden, wie beispielsweise Antrag und Genehmigung einer Reise. Diverse Prüfungen gewährleisten, dass die jeweiligen Genehmigungsverfahren eingehalten werden. Es sind bereits alle gesetzlichen Pauschalen für das In- und Ausland enthalten, die bei Bedarf um individuelle Pauschalen ergänzt werden können. Reisekosten classic unterstützt durch logische und rechtliche Prüfung bei der Erfassung. Nach der Abrechnung sind Schnittstellenexporte an die Lohnabrechnungsprogramme und Finanzbuchführungsprogramme möglich. Die Auszahlungsbeträge der Reisekostenerstattungen können an den DATEV Zahlungsverkehr oder als SEPA-Datei exportiert werden.

Digitale Personalakte

Um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, werden viele Dokumente wie beispielsweise Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen benötigt. Mit der Digitalen Personalakte als Ergänzung zu Unternehmen Online und Belege Online werden diese Personalwirtschaftsdokumente zwischen Ihnen als Mandant und uns als datenverarbeitender Dienstleister einfach, schnell und sicher ausgetauscht. Die Dokumente werden sicher in der DATEV-Cloud gespeichert und stehen somit jederzeit übersichtlich und strukturiert zur Verfügung. So haben Sie und wir jederzeit einen einheitlichen Informationsstand, was die Anzahl der Nachfragen von beiden Seiten deutlich reduziert. Gleichzeitig wird der Aufwand der Papierablage durch Vorlage der Dokumente in digitaler Form sowie Druck- und Lagerkosten deutlich vermindert. Sofern Ihrerseits bereits Unternehmen Online in Verbindung mit Belege Online bereits genutzt wird, ist die Zusendung der relevanten Dokumente auf diesem Wege zur Verfügung zu stellen. Von unserer Seite werden diese Unterlagen in die personenbezogenen Register der Digitalen Personalakte eingestellt und stehen Ihnen somit jederzeit zur Einsicht zur Verfügung. Dadurch ist das schnelle Auffinden von wichtigen Dokumenten auf digitalem Weg für Sie als auch für uns gewährleistet. Auch die Selektion für die gesetzeskonforme Zurverfügungstellung im Rahmen einer Betriebsprüfung ist diesbezüglich sichergestellt und verringert dabei entstehende Rückfragen der Prüfstelle. Zusammenfassend ergeben sich somit folgende Vorteile für Sie:

  • Die Dokumente stehen jederzeit übersichtlich strukturiert zur Verfügung
  • Durch das digitale Ablegen der Dokumente reduzieren Sie Ihre Papierablage
  • Die zentrale Ablage der Dokumente stellt einen einheitlichen Informationsstand sicher

Arbeitnehmer online

Mit Hilfe von Arbeitnehmer online stellen Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Lohn- und Gehaltsdokumente online zur Verfügung. Die Vorteile, sowohl für Ihre Mitarbeiter, als auch für Sie als Arbeitgeber, zeigen wir Ihnen nachfolgend stichpunktartig auf:

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

  • Wichtige Lohn- und Gehaltsdokumente stehen zeit- und ortunabhängig online zur Verfügung
  • Die Gehaltsunterlagen werden von Ihren Mitarbeitern nicht erneut angefordert
  • Ein abheften in Ordner kann entfallen (Die Möglichkeit zum Herunterladen und Ausdrucken besteht jedoch)
  • Der Mitarbeiter kann sich bei Zugang eines neuen Dokumentes per E-Mail benachrichtigen lassen
  • Die Dokumente werden 10 Jahre lang im Online-Portal gespeichert

Vorteile für Sie als Arbeitgeber

  • Der Aufwand für das Ausdrucken und Versenden entfällt
  • Die Abrechnungen werden automatisch in Arbeitnehmer online bereitgestellt
  • Sie sind unabhängig von Postlaufzeiten
  • Das Porto entfällt für Sie
  • Sie können Ihren Mitarbeitern Hinweistexte im Portal anzeigen lassen

Lohnauswertungen und Lohnzahlungen

Die Lohnauswertungen stellen wir Ihnen im sicheren Online-Portal der Datev zur Verfügung. Dort haben Sie zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf die Lohnauswertungen Ihrer Mitarbeiter. Die Zahlungsaufträge für die Lohnzahlungen an Ihre Mitarbeiter können wir Ihnen elektronisch zur Freigabe an Ihre Bank übermitteln. Über- oder Unterzahlungen gehören somit der Vergangenheit an.

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