FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um das Thema Steuern, Finanzen und unsere Dienstleistungen.

Allgemeine Fragen

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze können noch steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei gewährt werden. Sie gilt aber nur für persönliche Ereignisse wie beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes oder ein Arbeitnehmerjubiläum.

Hier gibt es zwei Fälle zu unterscheiden. Sollte das Catering nur daraus bestehen, dass das Essen verpackt an den Kunden geliefert wird, so entfällt lediglich ein Steuersatz von 7%. Sollte jedoch jegliche Serviceleistung mit inbegriffen sein, darunter z.B.: Bereitstellung von Geschirr, Aufbau/Abbau, Bedienung, so entfällt ein Steuersatz von 19% auf den gesamten Umsatz.

Werden die Einzahlungen in eine betriebliche Altersvorsorge bereits vom Brutto abgezogen ergeben sich keine steuerlichen Vorteile für den Arbeitnehmer. Diese Kosten können jedoch seitens des Arbeitsgebers als Lohnkosten von der Steuer abgezogen werden. Dieser Beitrag muss gemäß § 3 Nr. 63 EstG bis 584 € /Monat auch nicht lohnversteuert werden.

Handwerker müssen Privatkunden bei Vertragsabschluss über die Höhe der Anfahrtskosten informieren, wenn sie diese Kosten abrechnen wollen.

Die Anfahrtskosten setzen sich immer aus den Fahrzeugkosten und den Personalkosten zusammen.

Die Höhe der Fahrzeugkosten ist vom Fahrzeugtyp und den gefahrenen Kilometern abhängig. Eine Übersicht des ADAC kann bei der Ermittlung der Kosten helfen.

Für die Ermittlung der Personalkosten ist relevant, wie viele Mitarbeiter im Auto sitzen und wie lang die Fahrtzeit ist.

Für ausgeführte Bauleistungen ist der Auftragnehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Bauleistung eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener USt auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 i.V.m. den Abs. 1 bis 4 UStG). Dies gilt auch dann, wenn die Bauleistung an eine Privatperson ausgeführt wird. Da die Rechnung von der Privatperson zwei Jahre lang aufzubewahren ist (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG), muss die Rechnung einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Bei Nichteinhaltung der Rechnungsausstellungsverpflichtung kann das FA ein Bußgeld festsetzen (§ 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Die Vergütung bemisst sich nach dem Gewinn, den die wirtschaftliche Tätigkeit generiert. Abhängig von der Rechtsform sind jeweilige Steuergestaltungen vorteilhaft für die individuelle Gewinnoptimierung. Diese gestalten sich jedoch nach Einzelfall, weshalb eine Akquise eines Steuerberaters erforderlich ist.

Die Steuer ist nach § 18 Abs. 1 UStG binnen zehn Tagen nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes (Kalendervierteljahr oder Kalendermonat) anzumelden und zu entrichten, in dem die Leistungen/Teilleistungen ausgeführt bzw. die Voraus- oder Abschlagszahlungen vereinnahmt worden sind. Im Falle der Dauerfristverlängerung (§§ 46 bis 48 UStDV) verlängert sich diese Frist um einen Monat. Die Rechnungserstellung oder – im Fall der Sollversteuerung – die vollständige Zahlung durch den Auftraggeber ist nicht maßgebend.

Der Wert stiller Reserven erscheint nicht in der Vermögensübersicht. Scheiden Wirtschaftsgüter aus dem Betriebsvermögen durch Veräußerung oder Tausch aus, stellen die hierbei aufgedeckten stillen Reserven (Verkaufspreis/ Buchwert) grundsätzlich steuerpflichtigen Gewinn dar.

Um anschließende erforderliche Umstrukturierungsmaßnahmen nicht zu erschweren oder gar zu verhindern, besteht über § 6b EStG (und § 6c EStG für Einnahmen-Überschussrechner) die Möglichkeit, Gewinne aus der Veräußerung bestimmter Wirtschaftsgüter sofort oder nach Einstellung in eine steuerfreie Rücklage von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmter Neuinvestitionen erfolgsneutral abzuziehen.

Im Winter verhindert das Wetter oftmals die Durchführung von Aufträgen oder es mangelt an Aufträgen. Damit Firmen ihre Mitarbeiter nicht entlassen, wurden Anreize geschaffen, diese weiter zu beschäftigen. Die Arbeitgeber zahlen eine Winterbeschäftigungsumlage von insgesamt 2,0 % des Bruttolohns an die Sozialkassen (Dach 1,6 %, Gerüstbau 1,9 %), diese leiten das Geld weiter an die Arbeitsagentur. Die Arbeitnehmer müssen sich an der Finanzierung mit 0,8 % (Dach 0,6 %, Gerüstbau 0,0 %) beteiligen. Aus diesen Beiträgen finanzieren die Arbeitsagenturen die zusätzlichen Leistungen in den Wintermonaten.

Mit dem “Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe” vom 31.08.2001, BStBl 2001 I, 602 wurde ein Steuerabzug zur Sicherung von Steueransprüchen bei Bauleistungen eingeführt. Demgemäß müssen seit 01.01.2002 bestimmte Auftraggeber von Bauleistungen im Inland einen Steuerabzug in Höhe von 15 % der Gegenleistung für Rechnungen des die Bauleistung Erbringenden vornehmen, wenn nicht eine vom zuständigen Finanzamt ausgestellte Freistellungsbescheinigung vorliegt. Der 15-prozentige Steuerabzug wird als “Bauabzugsteuer” bezeichnet.

Prinzipiell muss gemäß Gesellschaftsform Buchführung und Bilanzierung erfolgen. Darunter fallen die Lohnbuchhaltung, die Finanzbuchhaltung und die Pflicht zur Einreichung eines Jahresabschlusses. Dabei ergeben sich spezielle Umsatzgrenzen, die abhängig von der gewählten Rechtsform, eine Buchführungspflicht induzieren.

Lieferungen an einen Endkunden in einem Drittland sind grundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Es handelt sich um eine sogenannte Ausfuhrlieferung. Der Unternehmer muss das Vorliegen einer Ausfuhrlieferung nachweisen, um die Steuerbefreiung in Anspruch zu nehmen. Darüber hinaus muss die Umsatzsteuerfreiheit auf der die Lieferung betreffenden Rechnung vermerkt werden. In der Regel unterliegt die Lieferung dann der Umsatzbesteuerung im jeweiligen Bestimmungsland.

Handelsübliche Software sieht die Software AfA Tabelle eine voraussichtliche Nutzungsdauer von 3 Jahren vor. Handelt es sich um eine spezielle programmierte Software, so haben Sie nach der Afa Tabelle für Software für die Abschreibung eine Dauer von 5 Jahren.

Auch bei dieser Fragestellung empfiehlt sich, die Einzelfallberatung bei einem Steuerberater durchzuführen. Die konkrete Gestaltung ist abhängig vom zugrundeliegenden operativen Geschäft und anderen Faktoren. Dennoch ist eine beliebte und breite Gestaltungsstruktur die sog. Doppelholding. Die doppelstöckige Holding besteht aus mehreren miteinander verbundenen Unternehmen und bietet die Möglichkeit, bis zu 6 steuerliche Vorteile zu realisieren. Durch diese Struktur wird erstens das Risiko vermieden, dass steuerliche Nachbelastungen, die bei einer Betriebsprüfung entstehen, direkt die Gesellschafter der Holding betreffen. Zweitens begrenzt eine solche Holding die Steuerlast auf Dividenden oder Veräußerungsgewinne auf 1,5 %. Drittens ermöglicht die doppelstöckige Holding die Verrechnung von Gewinnen und Verlusten bis hin zur Ebene der Anteilseigner.

Viertens verhindert die Beteiligung an einer doppelstöckigen Holding die Belastung eines Gesellschafters, der ins Ausland zieht, mit der sonst fälligen Wegzugsteuer. Der fünfte Punkt basiert auf den steuerlichen Vorteilen, wenn operative Unternehmen der Holding im Ausland ansässig sind und dort einer niedrigeren Körperschaftsteuer unterliegen als in Deutschland. In diesem Fall bleiben die im Ausland erwirtschafteten Gewinne durch bilaterale Doppelbesteuerungsabkommen von der deutschen Besteuerung verschont.

Als sechsten Punkt ist zu erwähnen, dass reine Immobiliengesellschaften im Rahmen der doppelstöckigen Holding von der Gewerbesteuer unberührt bleiben.

Dies ist abhängig von der gewählten Rechtsform. Für GbR oder PartGG gilt, dass die Nettoeinnahmen der Einkommenssteuer unterliegen und somit keiner juristischen Person zugeordnet werden, sondern direkt bei den Gesellschaftern landen. Diese Rechtsformen machen eine Gewinnausschüttung obsolet. Anders hingegen bei einer GmbH. Dabei wird zuerst der Gewinn versteuert, welcher dann aus der Gesellschaft per Gewinnausschüttung entnommen werden muss.

Es gibt verschiedenste Möglichkeiten für die Gründung einer Arztpraxis. Vorab sollten sich Ärzte gut informieren und fachlich beraten lassen, welche Rechtsform für eine Arztpraxis passend ist.

Als Rechtsform für eine Einzelpraxis wählen Ärzte oft den Status als Freiberufler. Einige Vor- und Nachteile:

Sie gelten nicht als Gewerbetreibende und die Gewerbesteuer und andere Abgaben entfallen.

Eine doppelte Buchführung ist nicht nötig, sondern lediglich Einnahmenüberschussrechnungen, die sich auch leicht selbst erstellen lassen.

Bei dieser Rechtsform der Arztpraxis ist die Haftung zu berücksichtigen. Freiberufler haften nicht nur mit dem Geschäftsvermögen, sondern auch mit ihrem privaten Vermögen.

Die Form der Partnergesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mehrere Gesellschafter umfassen kann, besitzt jedoch im Vergleich zu dieser einige Vorteile. Die Haftung lässt sich beschränken und die Gesellschaft ist selbst rechtsfähig. Dies bedeutet, dass nicht alle Gesellschafter bei Rechtshandlungen gemeinsam aktiv werden müssen. Manchmal erleichtert diese den Alltag und das gemeinsame Arbeiten. Besonders für Gemeinschaftspraxen ist diese Rechtsform der Partnergesellschaft überlegenswert.

Ärzte können eine Arztpraxis auch als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ins Leben rufen. Diese Gründung einer Arztpraxis als GmbH (also einer Kapitalgesellschaft) ist jedoch mit einigen Investitionen und Aufwänden verbunden.

Speisen, wenn sie vor Ort verzehrt werden, unterliegen ab dem 1. Januar 2024 einem Steuersatz von 19 %. Speisen, wenn sie geliefert werden, unterliegen weiterhin einer Umsatzsteuer von 7%. Getränke haben grundsätzlich einen Mehrwertsteuersatz von 19 %. Kuhmilch und damit gemischte Getränke (ab 75% Milch im Mischgetränk) und Wasser haben einen Steuersatz von 7 %, da Milch und Wasser als Grundnahrungsmittel gelten.

Wenn Geschenke an Mitarbeiter verteilt werden, ist die monatliche Sachbezugsfreigrenze zu berücksichtigen, die bei 50 Euro liegt. Sofern diese Grenze im aktuellen Monat noch nicht für andere Sachleistungen an die Mitarbeiter ausgeschöpft wurde, wie etwa für eine Fitnessstudio-Mitgliedschaft, können Geschenke bis zu diesem Wert steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben werden.

Bauleistungen unterliegen grds. dem Regelsteuersatz nach § 12 Abs. 1 UStG von 19 %. Eine Ermäßigung des Steuersatzes ergibt sich bei Bauleistungen regelmäßig nicht. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % kommt aber bei der Herstellung eines Hauswasseranschlusses und während der Absenkung des Steuersatzes für die Lieferung von Gas und Wärme auch für die Herstellung eines Hausanschlusses für Gas und Fernwärme in Betracht. Soweit der leistende Unternehmer seit dem 1.1.2023 gegenüber dem Betreiber einer Photovoltaikanlage die Anlage liefert oder installiert, ist unter den weiteren Voraussetzungen auch der Nullsteuersatz nach § 12 Abs. 3 UStG anwendbar.

Lebenslang müssen folgende Unterlangen aufbewahrt werden:

Renten- und Sozialversicherungsunterlagen

Zeugnisse

Krankenversicherungsunterlagen

10 Jahre:

Angestelltenversicherung (nach Ablauf)

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

Gehaltslisten

Geschenknachweise

Kurzarbeitergeldlisten und Anträge

Lohnlisten

Reisekostenabrechnungen

Überstundenlisten

5 Jahre:

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)

Dazu zählen alle Aufwendungen, die zur Arbeitsfähigkeit der Praxis zählen. Die damit verbunden Ausgaben sind von der Steuer abzuziehen. Auch erweiterte Kosten die unteranderem für Kundengewinnung und Modernisierung aufkommen können geltend gemacht werden. Für die Einzelfallbetrachtung ist jedoch die Konsultierung eines Steuerberaters gefordert.

Steuer- und beitragsfrei sind nur die Sonntagszuschläge, die Feiertagszuschläge und die Nachtarbeitszuschläge – und die auch nur innerhalb bestimmter Grenzen. Alle anderen Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig. Zu beachten ist weiterhin, dass die Steuerbefreiung für Zuschläge grundsätzlich Einzelaufstellungen der tatsächlich (in der Nacht) erbrachten Arbeitsstunden voraussetzt. Dies bedeutet, dass pauschal gezahlte Zuschläge für die o.g Fälle steuerpflichtig sind.

Die Umsatzbesteuerung von Lieferungen ins EU-Ausland ist abhängig vom Status des Kunden: Ist er Unternehmer, der die Ware für sein Unternehmen bezieht (B2B), oder ist er Privatkunde (B2C)? 

Lieferungen ins EU-Ausland an B2B-Kunden sind in Deutschland steuerbar. Sie sind hingegen steuerfrei, wenn der Händler die erforderlichen Nachweise erbringt (z.B. Gelangensnachweis, Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer [USt-IdNr.]). 

Bei B2C-Lieferungen ins EU-Ausland sind die folgenden Fälle zu unterscheiden:

Holt der Kunde die Ware ab, ist der Umsatz im Inland steuerbar und steuerpflichtig.

Versendet der Händler an den Kunden (Fernverkauf), so hängt die Umsatzbesteuerung vom Überschreiten der „Umsatzschwelle“ ab. Überschreitet er die Umsatzschwelle im Vorjahr bzw. im laufenden Jahr, sind die entsprechenden Umsätze im EU-Ausland steuerbar und steuerpflichtig. Wird die Umsatzschwelle unterschritten, erfolgt die Besteuerung im Inland, sofern der Händler nicht auf die Anwendung der Umsatzschwelle verzichtet hat.

Neben den persönlichen Freibeträgen, die man auf Grund der Zehn-Jahresfrist des § 14 ErbStG – und auf dem Umweg über den Ehegatten – mehrfach nutzen kann, liegt das bedeutendste Sparpotential in den erbschaftsteuerlichen Vergünstigungen für Betriebsvermögen. Soweit der Wert des BV den Freibetrag übersteigt, wird er bei der Berechnung der ErbSt nur zu 65 Prozent angesetzt. Im Vergleich mit einer Schenkung von Privatvermögen verringert sich die Belastung mit ErbSt bzw. Schenkungsteuer um mindestens 35 Prozent. Auf Grund des Stufentarifs nach § 19 ErbStG fällt die Ersparnis deutlich höher aus, wenn der Wert des Erwerbs durch den Abschlag in eine niedrigere Tarifstufe rutscht.

Prinzipiell gilt, dass die Aufbewahrungsfrist für Kassendaten auf zehn Jahre gilt. Elektronische Kassensysteme können durch die richtige Implementierung diese Voraussetzung die physische Aufbewahrung komplementieren.

Ist die Softwareüberlassung aufgrund der vorstehenden Einordnung als sonstige Leistung (z.B als Download im Internet) anzusehen, liegt der Leistungsort bei der Überlassung der Software an einen Unternehmer dort, wo der Leistungsempfänger ansässig ist. Das heißt, die Leistung ist nicht in Deutschland, sondern im Ansässigkeitsstaat des Leistungsempfängers steuerbar. Die Rechnungsstellung kann damit regelmäßig ohne deutsche Mehrwertsteuer erfolgen.

Erfolgt die Leistung an einen Nichtunternehmer/Privatperson, ist danach zu unterscheiden, ob die Person innerhalb der EU oder im Drittland ihren Wohnsitz hat. Ist die Person im Drittland ansässig, so ist die Leistung im Drittland steuerbar. In diesem Fall fällt keine deutsche Mehrwertsteuer an. Es gelten die Regelungen des jeweiligen ausländischen nationalen Steuerrechts.

Aufwendungen für Softwareupdates sind grundsätzlich sofort absetzbar. Voraussetzung ist, dass es sich bei dem Update nicht tatsächlich um eine Erweiterung des Programmumfangs handelt. Ein Update darf nur Aktualisierungen und ggf. die Beseitigung von Fehlern enthalten. Wird mit einem Programmupdate hingegen auch der Leistungsumfang des Programms erweitert, handelt es sich um ein Upgrade. Aufwendungen für Upgrades können nicht sofort abgeschrieben werden, es sei denn, es handelt sich bei dem Upgradepaket um ein geringwertiges Wirtschaftsgut mit Anschaffungskosten von nicht mehr als € 800,00.

Sobald Sie Ihre Speisen außerhaus verkaufen, fallen auf diese lediglich 7% Mehrwertsteuer an. Gleiches gilt für Onlinebestellungen die entweder abgeholt werden oder durch den Lieferdienst ausgeliefert werden.

Der Arbeitgeber muss für seine Firma eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen.

Der Arbeitgeber muss den künftigen Minijobber den Personalfragen der Minijob Zentrale ausfüllen lassen. Dieser ersetzt allerdings nicht den Arbeitsvertrag. Er dient dazu, zu ermitteln, ob eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung geschlossen wird oder ob entsprechende Beiträge zu zahlen sind.

Der Arbeitgeber muss den Minijobber zur Sozialversicherung anmelden. Dies geschieht ebenfalls über die Minijob Zentrale.

Die ersten Beiträge sind zu zahlen, wodurch die Beschäftigung offiziell beginnt. Hinweis: Die Beitragsnachweise müssen ebenfalls eingereicht werden.

Freiwilliges Trinkgeld von einem Kunden an einen Arbeitnehmer ist immer und in jeder Höhe steuerfrei. Sobald jedoch ein Rechtsanspruch auf das Trinkgelde besteht, ist es in voller Höhe steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die genauere Kategorisierung kann von dem jeweiligen Steuerberater getätigt werden. Prinzipiell gilt: Wenn Trinkgelder “anlässlich einer Arbeitsleistung dem Arbeitnehmer von Dritten freiwillig (…) zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, der für die Arbeitsleistung zu zahlen ist“, sind sie steuerfrei.

Sendet ein Kunde bereits erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren zurück (= Kundenretoure), so ist dies für den Lieferanten kein Einkauf, sondern Korrektur der Warenverkäufe. Rücksendungen vom Kunden vermindern die Forderungen, die Umsatzerlöse und die Umsatzsteuer (gem. § 17 Abs. 1 UStG). Demzufolge müssen die Minderungen des Verkaufserlöses und die in Rechnung gestellten Umsatzsteuer jeweils auf der Soll-Seite des Wareneinkaufskontos korrigiert werden. Die Gegenbuchung ist auf dem Konto „Forderungen aus Lieferung und Leistungen“ vorzunehmen.

Die steuerliche Bewertung von Nebeneinkünften hängt zunächst von der Identität des Auftraggebers ab. Falls es sich um einen gemeinnützigen Nebenjob handelt, können bis zu 2.400 Euro pro Jahr steuerfrei verdient werden. Da der Staat ehrenamtliche Tätigkeiten fördern möchte, können unter bestimmten Bedingungen auch Pauschalen für Vereinsmitarbeiter oder Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen steuerlich begünstigt werden.

Wenn die zusätzliche Einkommensquelle durch die Arbeit auf eigene Rechnung entstanden ist, sollten Ärzte/-innen darauf achten, ob die vorliegende Nebentätigkeit als gewerbesteuerpflichtig eingestuft wird. Das Verfassen von Beiträgen in Fachzeitschriften oder das Schreiben von Gutachten für Versicherungsanstalten ist von der Gewerbesteuerpflicht ausgenommen. Diese Tätigkeiten werden in der Regel als freiberuflich betrachtet, sodass Ärzte/-innen in diesem Fall keine Gewerbenummer beantragen müssen.

Hierbei ist die Umsatzsteuer zu beachten. Dabei gilt, dass bis zu einer länderspezifischen Umsatzschwelle die Umsatzsteuer variable abgeführt werden kann. Dennoch muss das Unternehmen, dass z.B.: in Deutschland sitzt, seine Produkte aber aus Polen verschickt, vor Ort eine umsatzsteuerliche Identifikation haben. Dies gilt auch, für die Inanspruchnahme von Amazon-Lagerstätten.

Auch steuerbilanziell ist Software als immaterielles Wirtschaftsgut anzusehen. Hinsichtlich der Aktivierung in der Steuerbilanz ist zwischen erworbener und selbst erstellter Software des Anlagevermögens zu unterscheiden:

Erworbene Softwareprogramme sind aufgrund des Vollständigkeitsgebots des § 246 Abs. 1 Satz 1 HGB aktivierungspflichtig.

Hingegen gilt für selbst erstellte immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gemäß § 5 Abs. 2 EStG ein Aktivierungsverbot. Da Software auch steuerlich als immaterielles Wirtschaftsgut gilt, darf eine selbst erstellte Software des Anlagevermögens nicht aktiviert werden. Somit darf der Unternehmer die Software, die er selbst entwickelt, nicht als Wirtschaftsgut im Anlagevermögen ausweisen. Alle Aufwendungen, die mit der Entwicklung von Software des Anlagevermögens im Zusammenhang stehen, sind daher sofort als Betriebsausgaben abzuziehen.

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